Cómo utilizar Dropbox para organizar y gestionar tus proyectos

Aunque es claro que la gestión del proyecto es esencial para el éxito de cualquier proyecto web, solemos complicarnos al momento de decidir “la mejor manera” de llevarlo a cabo. La complejidad de manejar múltiples personas significa que habrá instancias donde todos necesiten acceder a los mismos archivos e información, y probablemente lo hagan en horarios inesperados. Con Dropbox, esto está solucionado.

Mientras que Dropbox fue originalmente intencionado para facilitar el almacenamiento de archivos en la nube, actualmente es una poderosa herramienta para gestionar proyectos. No solamente es un rápido método de organización y modificación de archivos sino que también posee un formato con el que todos los que hayan utilizado alguna vez una PC ya se encuentran familiarizados.

Si estás diariamente trabajando con equipos, entonces ya debes encontrarte familiarizado con estos tres métodos de comunicación primarios… voz, e-mail y documentos. Tenemos reuniones en persona o por teléfono, nos comunicamos electrónicamente en la forma de mensajes rápidos (no siempre e-mail, pero principalmente) y luego compartimos documentos. Documentos que pueden ser reportes, hojas de cálculo, piezas de diseño, etc…

Mientras que Dropbox probablemente no sea un gran método para manejar voz o e-mail, hace un gran trabajo en cuanto a compartir documentos se refiere. Cuando miras a través del lente de un proyecto de diseño web , terminas con un montón y montón de documentos al que necesitaremos acceder, modificar y actualizar algunas veces. Esto incluye:

Contenido
Fotos
Arte
Estrategia / lente
Diseños de concepto
Instrucciones

Lejos de otros servicios que requieren inicios de sesión, subidas, taggeos… Resulta más sencillo colocarlos en un directorio que compartes con todo el resto del equipo y listo. De esa manera, cuando alguien actualiza un archivo, tendrás acceso inmediato a los cambios. Esto es especialmente útil si tienes instrucciones y procesos bien documentados que permitan que nuevos miembros del equipo puedan entender rápidamente el mecanismo y aprender lo que necesitan.

Estructura de directorios

Además, puedes estructurar tus directorios por proyectos de la manera que quieras. La consistencia hace más fácil pasar de proyecto a proyecto, por lo que se recomenda considerar de antemano qué directorios serán necesarios y cómo serán agrupados. Si bien siempre recibirá mejoras a medida que el proyecto avance, esta es la estructura básica recomendada: